1. Las Asambleas Ordinarias de la Junta del Condado típicamente se programan para los sábados y comienzan a las 8:30 a.m. con el Periodo de Comentarios del Público (Sección B que figura más abajo). Los asuntos de la Audiencia Ordinaria no se tratarán antes de las 9 a.m. Las Sesiones Diferidas se encuentran preprogramadas para los martes y comienzan a las 3 p.m. con los Informes de la Junta del Condado, las Designaciones, los Informes Regionales y los Informes del Administrador del Condado. Los asuntos eliminados de la Agenda de Consenso (Sección C que figura más abajo) se tratarán a las 6:30 p.m. esa tarde y los asuntos de la Audiencia Ordinaria (Sección D que figura más abajo) no se tratarán antes de las 6:45 p.m. dicha tarde. Dichas asambleas podrán programarse para otros días u horarios según lo decida la Junta durante la adopción anual del cronograma de asambleas para el año calendario en la Asamblea de Organización que se celebra anualmente en enero.

2. Aproximadamente dos semanas antes de la reunión, el Administrador del Condado prepara una lista de asuntos de agenda propuestos y los entregará a la consideración del Presidente de la Junta del Condado. La agenda de cada Asamblea ordinaria de la Junta es aprobada por el Presidente de la Junta del Condado. Cualquier miembro de la Junta que desee agregar asuntos adicionales a la agenda propuesta, deberá entregar éstos al Presidente de la Junta y los dará a conocer ocho días antes de la Asamblea.

Los ciudadanos que deseen se programe la presentación de un asunto para la agenda podrán solicitarlo por escrito al Presidente de la Junta al menos dos semanas antes de la reunión de asamblea programada. El Presidente de la Junta decidirá si el asunto se puede considerar como parte de la agenda de reunión de la Asamblea.

3. Las agendas de reunión de la Asamblea del Condado están disponibles para la revisión del público en la Oficina de la Asamblea del Condado desde el día lunes de la misma semana de la reunión del día sábado y también estarán disponibles en la página web del Condado al www.arlingtonva.us en ese momento. La agenda también podrá verse en Arlington Virginia Network (AVN) 74 tres días antes de una Asamblea Ordinaria de los sábados bajo “Calendario de la Comunidad”. Si la Asamblea Ordinaria cayera un día que no fuera sábado, la agenda se publicará en la página web del Condado y saldrá al aire mediante el Canal 74 seis días antes de la celebración de la asamblea.

4. Los materiales de la Agenda se entregan a los miembros de la Junta a más tardar 8 días antes de una Asamblea Ordinaria. Todos los materiales adicionales se distribuyen a la Junta a más tardar 24 horas antes de la Asamblea. La Asamblea podrá aplazar cualquier asunto para el cual no se haya preparado toda la información relevante del modo indicado arriba.

5. Todos los materiales por escrito relacionados a asuntos de Agenda que se reciben en la Oficina de la Junta del Condado antes de las 12:00 del mediodía del día miércoles de la semana anterior a la reunión del sábado, se distribuirán a los miembros de la Junta como parte de sus primeros paquetes de distribución ese viernes. Los materiales que se reciban antes de las 12:00 del mediodía del día miércoles correspondiente a la semana de celebración de la Asamblea Ordinaria se incluirán en paquetes adicionales que se enviarán ese jueves. Los materiales que se reciban luego de los periodos de tiempo antes mencionados se entregarán personalmente en forma directa o se colocarán en los asientos de los miembros de la Junta en la Sala de Reunión la tarde anterior a la celebración de la asamblea. Toda la correspondencia recibida por la Junta del Condado es pública y forma parte de los registros de la reunión. (Para su distribución a los miembros de la Junta, la Junta solicita se suministren ocho copias de la misma).

El propósito de este asunto es para alertar a la Junta sobre temas no incluidos en una Agenda; los comentarios no deben incluir temas que han sido abordados en una audiencia pública, o temas que han sido programados por la Junta del Condado para ser abordados en audiencia pública.

1. El período de comentarios del público se ha programado para las 8:30 a.m. en las Asambleas Ordinarias de los sábados.

2. Los interlocutores están limitados a una participación de dos (2) minutos.

3. Solo se oirá a un interlocutor para cada tema.

4. Para tener uso de la palabra, el interlocutor deberá completar una ficha de registro de interlocutores que identifique el número de asunto de comentarios del público y colocarla en la caja utilizada para este fin en la sala de la audiencia antes del final del período de comentarios del público.

C. AGENDA DE CONSENSO

1. Se podrá utilizar una Agenda de Consenso para asuntos elegibles que podrán incluir, pero no se limitarán a la distribución de asignaciones presupuestarias del Condado y las Escuelas; solicitudes de subvenciones; contratos; proyectos de evaluación de bordillos, cunetas y aceras; divulgación de solicitudes de audiencias públicas; informes de grupos de trabajo comisionados por la Junta del Condado; enmiendas del Plan de Conservación de Vecindarios; proyectos de parques o áreas recreativas pequeñas; acuerdos inter-jurisdiccionales; y las Actas. Se podrán identificar asuntos de uso elegible de tierras dentro de la Agenda de Consenso y podrán incluir, pero no se limitarán a permisos de uso, permisos de uso y modificación / revisión de planes de sitios, y planes de sitios. El Administrador del Condado podrá recomendar estos u otros asuntos para su inclusión en la Agenda de Consenso con el consentimiento de la Junta del Condado.

2. Un miembro de la Junta del Condado o cualquier miembro del público podrá eliminar cualquier asunto de la Agenda de Consenso propuesta. La eliminación de un asunto de la Agenda de Consenso en la Asambleas Ordinarias implicará el traslado automático de dicho asunto a las Sesiones Diferidas preprogramadas. Dichos asuntos serán los primeros que se tratarán cuando éstas comiencen a las 6:30 p.m. aproximadamente. (Ver Sección D.2. respecto de los procedimientos para hablar sobre los asuntos de la Agenda de Consenso.) Los asuntos que no se eliminen de la Agenda de Consenso en las Asambleas Ordinarias se determinarán mediante el voto simple de la Junta en la Asamblea Ordinaria. El traslado a la Sesiones Diferidas de los asuntos eliminados brinda un tiempo adicional para que se traten los asuntos antes de que la Junta tome una decisión final.

D. TESTIFICACIONES SOBRE ASUNTOS DE LA AGENDA

1. General:

a. Las testificaciones y la consideración de temas regulares para audiencia pública comenzarán a las 9:00 a.m. o seguidamente conforme lo permitan los asuntos, en las Asambleas Ordinarias y, en la Sesiones Diferidas, no comenzarán antes de las 6:45 p.m.

b. Los asuntos regulares de audiencia pública se oirán en el orden en que aparecen en la agenda. A juicio del Presidente de la Junta, se podrá limitar la duración de algunas audiencias públicas, y se podrán posponer algunos asuntos de la agenda para audiencia pública en una sesión posterior luego de un breve descanso de la asamblea ordinaria o abordada fuera de la secuencia de orden según listada en la agenda.

c. Las presentaciones de apertura respecto de cualquier asunto estarán limitadas a 15 minutos. A continuación se establece el orden de las presentaciones: 1) solicitante; 2) personal del Condado; 3) informes de los grupos consultores; y 4) los comentarios del público. Según lo establezca el Presidente de la Junta, se podrá modificar el periodo de tiempo de las presentaciones o el orden de éstas.

d. Se podrá limitar el tiempo para hablar concedido a todos los interlocutores, que será anunciado por el Presidente de la Junta antes de las testificaciones del público cuando se espera una prolongada participación de testimonios del público.

e. Para hacer uso de la palabra, un interlocutor deberá completar una ficha de interlocutores que identifique el número de ítem y colocarla en la caja para fichas de interlocutores cerca del Funcionario u Oficial en la sala de reuniones antes de que comience el testimonio del público sobre ese asunto. Las fichas de interlocutores podrán descargarse en línea con anterioridad a la celebración de la asamblea mediante la página principal de la Junta del Condado en www.arlingtonva.us/cbo, pero no se aceptarán hasta el día de la audiencia.

f. Se llamarán a los interlocutores en el orden en que se reciban las fichas de interlocutores.

g. Las fichas de interlocutores son válidas solo para la sesión de la asamblea indicada y no se mantienen para alguna otra sesión o reunión, con excepción de las fichas de interlocutores para los asuntos de la Agenda de Consenso que se tratarán en la Sesiones Diferidas (ver Secciones C.2 y D.2.).

h. No se permitirá que interlocutores concedan su tiempo a otros; la persona cuyo nombre está escrito en la ficha de interlocutores deberá ser la persona que presenta el testimonio.

i. Se hará desistir o desalentarán de testificaciones repetitivas.

j. Las intervenciones orales no deberán repetir declaraciones por escrito que han sido sometidas a la Junta por anticipado.

k. Los documentos impresos o por escrito presentados a las asambleas deberán ser entregados al Oficial para ser distribuidos a la Junta del Condado y para que formen parte de los registros. (Para su distribución a los miembros de la Junta, la Junta solicita se le proporcionen ocho copias: cinco copias para los miembros de la Junta, una para el archivo, uno para el asesor legal y uno para la oficina.)

l. A fin de brindar un mecanismo adicional de comunicación con la Junta respecto de los asuntos de la agenda, en el sitio web del Condado hay una sección de “Comentarios” en el cual se publica la agenda para que se envíen en forma electrónica testimonios escritos, por cada asunto de la agenda, sobre los asuntos de la Agenda de Consenso y de la Audiencia Ordinaria. Estos comentarios se imprimirán y se distribuirán a los miembros de la Junta como parte de los materiales de la asamblea con anterioridad a la asamblea.

2. Testimonio sobre Asuntos de la Agenda de Consenso (ver además las Secciones C.1 y 2 en la Página 2):

a. Según se establece en la Sección C.2, los asuntos se eliminan de la Agenda de Consenso mediante la entrega de una ficha de interlocutor (los particulares deberán entregar una ficha de interlocutor individual al Oficial en la cual se identifique el/los número/s del asunto que se tratará) o mediante el pedido que realice un miembro de la Junta en las Asambleas Ordinarias. Dicha medida implica que los asuntos eliminados se trasladen a las Sesiones Diferidas preprogramadas relacionadas.

b. El Oficial trasladará las fichas de interlocutores que se hayan entregado en las Asambleas Ordinarias a las Sesiones Diferidas preprogramadas relacionadas y llamará a los interlocutores según el orden de recepción de las fichas. Se oirá a los interlocutores en grupo antes de que la Junta comience a debatir sobre cada uno de los asuntos.

c. Otros particulares podrán registrarse para hablar sobre los asuntos eliminados de la Agenda de Consenso en la tarde de las siguientes Sesiones Diferidas preprogramadas. Los particulares deberán entregar una ficha de interlocutor al Oficial antes de que se llame al primer interlocutor de la audiencia de la Agenda de Consenso que comienza aproximadamente a las 6:30 p.m. A dichos interlocutores se los llamará, según el orden de recepción de las fichas, luego de aquellos que hayan entregado las fichas en la Asamblea Ordinaria.

d. Se limitará la intervención de particulares y organizaciones a un máximo de tres (3) minutos para hablar sobre todos los asuntos en la Agenda de Consenso para los cuales se entregó la ficha de interlocutor al Oficial, lo cual causa la eliminación del asunto de la Agenda de Consenso. (Por ejemplo, si un interlocutor entrega una ficha al Oficial indicando que desea hablar sobre 2 asuntos de la Agenda de Consenso, el Oficial le llamará una sola vez para que hable por un máximo de tres (3) minutos sobre ambos asuntos).

3. Testimonios sobre Otros Asuntos de la Agenda:

Además de los demás reglamentos bajo las secciones D.1.a – k, arriba indicados, la duración y el orden de los testimonios del público se limitarán del modo siguiente:

(1) Los particulares podrán optar por hablar durante un periodo máximo de 2 ó 3 minutos por cada asunto de la agenda.

(2) Los representantes de las organizaciones cívicas podrán optar por hablar durante un máximo de 2, 3 ó 5 minutos por casa asunto de la agenda.

(3) En primer término, se oirá a los interlocutores que hayan optado por hablar durante (2) minutos, luego se oirá a los que hablarán durante 3 minutos y, por último, a los interlocutores que hablarán durante 5 minutos.

Respecto de los asuntos de las audiencias ordinarias en los que se anticipa prolongados testimonios, se aconseja que los grupos se organicen para minimizar los testimonios repetitivos. También se aconseja que los particulares se asocien entre ellos en relación con los comentarios de interlocutores anteriores, cuando corresponda.

E. PETICIONES Y OTROS REGLAMENTOS

1. Los miembros de la Junta presentarán peticiones a la Asamblea tan pronto sea posible para centrar la discusión.

2. Donde la Junta del Condado no haya adoptado procedimientos opuestos, regirán los reglamentos indicados en “Robert's Rules of Order”.

F. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Habrá disponible para los medios de comunicación un breve período de preguntas y respuestas cuando la Junta tome el receso para el almuerzo.

G. RECESO

1. En la mayoría de las asambleas de los sábados, el objetivo de la Junta es de tomar el receso del almuerzo a aproximadamente las 12:30 p.m. En estas reuniones, la meta de la Junta es de dar por terminado el día a las 5:00 p.m.

2. La meta de la Junta para asambleas nocturnas es de llamar al receso a aproximadamente las 11:00 p.m.

H. ASAMBLEAS A PUERTA CERRADA

Los únicos asuntos que la Junta puede considerar en reuniones a puerta cerrada son aquellos permitidos por la Ley de Libertad de Información del Estado de Virginia.

I. MISCELANEO

Las asambleas especiales, las sesiones de trabajo y las asambleas a puerta cerrada podrán celebrarse en forma adicional a las asambleas Ordinarias programadas y a la Sesiones Diferidas que se hayan adoptado en la Asamblea de Organización celebrada anualmente en enero. Los requisitos de notificación de las asambleas especiales se rigen por el Código de Virginia.

La Asamblea de Organización es típicamente celebrada el 1 de enero de cada año a ala 11 a.m. Si esa fecha cae en un domingo, la reunión será celebrada el lunes siguiente 2 de enero, o cualquier otra fecha y hora en el mes de enero que decida la Junta del Condado de Arlington.

Hay disponibles servicios de traducción tanto en Lenguaje por Señas como en español para las reuniones ordinarias de los sábados desde las 8:30 a.m. hasta las 10:30 a.m. Por favor diríjase al Oficial o al Oficial Adjunto de la Junta del Condado en la asamblea para recibir ayuda. Para servicios de traducción para la Agenda de Consenso y asuntos de Audiencia Pública que normalmente son abordados luego del horario indicado arriba, contacte al Oficial o al Oficial Adjunto de la Junta del Condado al teléfono 703-228-3130 (TTY 703-228-4611) al menos tres (3) días antes de la reunión. Se aconseja que las personas que necesiten servicios de traducción en otros idiomas llamen al Oficial o al Oficial Adjunto como mínimo tres (3) días antes de la asamblea. También hay servicios de traducción disponibles para reuniones diferidas o reuniones especiales si se solicitan como mínimo con un día de anticipación llamando al Oficial o al Oficial Adjunto de la Junta.

Las Asambleas Ordinarias y las Sesiones Diferidas se televisarán mediante AVN 74. La retransmisión de la Asamblea Ordinaria del sábado se realizará los lunes y los jueves a las 5 p.m. y los sábados a las 10:30 a.m. Las Sesiones Diferidas se retransmitirán la tarde siguiente a las 5 p.m. Estas asambleas también se transmiten por Internet el día de la asamblea en la página inicial del Condado www.arlingtonva.us. Archivos de vídeo que contienen la discusión sobre asuntos particulares de la agenda se publican en Internet cuatro días después de las asambleas en http://www.arlingtonva.us/Departments/CountyBoard/meetings/CountyBoardMeetingsMeetings.aspx.

Al día siguiente de la asamblea hay disponibles cintas de vídeo y discos compactos de las reuniones para ver u oír en la Biblioteca de Consultas del Gobierno, Piso 4, Courthouse Plaza, y en la Biblioteca Central ubicada en 1014 North Quincy Street. Tanto la cinta de vídeo como el disco compacto se pueden comprar a la semana siguiente de la reunión contactando la Oficina del Oficial de la Junta del Condado para solicitar información sobre precios y disponibilidades.

El tiempo de preparación de un interlocutor para utilizar equipos tecnológicos en la Sala de la Junta se incluirá en el conteo de su presentación de 3 o 5 minutos. Siempre que sea posible, los ciudadanos deberán concertar con el Oficial de la Junta para organizarse antes de que el asunto sea tratado en la asamblea o comience el testimonio del público sobre el asunto.

No se permite fumar en las áreas públicas de la Plaza de la Audiencia (Courthouse Plaza).